Checklist de salud ocupacional para cierre de año en empresas

El cierre de año es el momento más estratégico para evaluar el estado real del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Una revisión profunda permite identificar brechas, ajustar procesos, cumplir con la normatividad vigente y proyectar el siguiente año con acciones preventivas oportunas.

¿Qué son los Estándares Mínimos?

Son los requisitos de cumplimiento obligatorio mediante los cuales se comprueba, evalúa y califica el desempeño del SG-SST de las empresas. La Resolución 0312 clasifica los estándares según el número de trabajadores y el nivel de riesgo de la empresa, lo que determina la intensidad y el detalle del SG-SST que debe implementarse.

¿Por qué es indispensable un checklist SG-SST al finalizar el año?

La Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo estableció los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) para las empresas. Estos estándares son un conjunto de requisitos obligatorios que buscan asegurar un ambiente de trabajo seguro y saludable. Un checklist o lista de verificación es la herramienta fundamental para evaluar el cumplimiento de estos requisitos.

Tal como se explica en los procesos de cierre anual del SG-SST, este ejercicio permite medir el desempeño del sistema y recopilar insumos para la planeación estratégica del año siguiente mediante el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar y Actuar .

Checklist de SG-SST para cierre de año

La siguiente estructura recoge los puntos críticos del SG-SST, adaptados a empresas pequeñas, medianas y grandes. De esta manera, tu checklist será más preciso y realista según el tamaño de la organización.

1. Fase PLANEAR (Establecimiento de Políticas y Planificación)

Esta fase se centra en la definición de la estructura, la política y la planificación inicial del sistema.

• Responsable del SG-SST: Asignación de una persona idónea (con el curso de 50 horas y licencia de SST).
• Asignación de Recursos: Definición de recursos financieros, técnicos y humanos para el SG-SST.
• Afiliación y Pagos: Verificación de la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales – ARL) de todos los trabajadores y el pago oportuno de aportes.
• Política de SST: Contar con una política escrita, firmada por el empleador y divulgada a todos los niveles.
• Plan Anual de Trabajo: Elaboración de un plan que define objetivos, metas, responsabilidades, recursos y un cronograma anual.
• Matriz Legal: Identificación de la normatividad vigente aplicable a la empresa en materia de SST.

2. Fase HACER (Implementación)

Se enfoca en la ejecución de las actividades de prevención y control.

• Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos (Matriz de Riesgos): Realización de la matriz de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.
• Medidas de Prevención y Control: Implementación de acciones para intervenir los peligros/riesgos identificados (ej. ingeniería, señalización, EPP).
• Evaluaciones Médicas Ocupacionales: Realización de los exámenes médicos (ingreso, periódicos, egreso) conforme a los riesgos.
• Capacitación en SST: Desarrollo de un programa de capacitación y entrenamiento, incluyendo inducción y reinducción.
• Manejo de Emergencias: Elaboración del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias .
• Conformación de Comités: Establecimiento y funcionamiento del COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) y el Comité de Convivencia Laboral, si aplica por el número de trabajadores.

3. Fase VERIFICAR (Seguimiento y Medición)

Esta fase asegura que el sistema se está ejecutando correctamente y se logran los resultados esperados.

• Indicadores de Gestión: Definición y medición de indicadores que permiten evaluar el SG-SST.
• Auditoría: Realización de una auditoría interna (o externa) al SG-SST.
• Revisión por la Alta Dirección: El empleador debe revisar periódicamente el SG-SST para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia.

4. Fase ACTUAR (Mejora Continua)

Se ocupa de tomar acciones para corregir y mejorar el desempeño del SG-SST.

• Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades Laborales (ATEL): Reporte e investigación de todos los ATEL, determinando las causas y estableciendo medidas correctivas.
• Acciones Preventivas y Correctivas: Definición e implementación de acciones para corregir las no conformidades y los hallazgos de las auditorías y revisiones.

Adaptación del checklist según el número de empleados

Es crucial recordar que el detalle y la cantidad de ítems de la lista de verificación varían significativamente según el tamaño y la clase de riesgo. La Resolución establece tres grupos principales de estándares:

1. Empresas con 10 o menos trabajadores (Riesgo I, II o III).

Estas empresas deben cumplir un SG-SST simplificado. El checklist debe enfocarse en:

• Política y responsabilidades.
• Matriz de riesgos.
• Exámenes médicos obligatorios según exposición.
• Capacitación en SST mínima: inducción, reinducción, temas esenciales.
• Plan de emergencias básico.
• Registros esenciales de incidentes y accidentes.
• Autoevaluación anual del SG-SST.

Aquí la prioridad es mantener los requisitos mínimos sin dejar de lado la prevención.

2. Empresas con 11 a 50 trabajadores (Riesgo I, II, III, IV o V).

Este grupo tiene obligaciones más amplias. El checklist debe incluir:

• Matriz de riesgos por área.
• Plan Anual de Trabajo completo.
• Programas de capacitación estructurados.
• Exámenes médicos para todos los cargos según riesgo.
• Auditoría anual con análisis de brechas.
• Comités formales (COPASST y Convivencia).
• Indicadores de seguimiento obligatorios.

Estas empresas requieren mayor documentación y trazabilidad.

3. Empresas con más de 50 trabajadores (Cualquier nivel de riesgo) y las de 50 o menos con riesgo IV o V.

Son las organizaciones con mayor carga de procesos y controles. El checklist debe contemplar:

• Sistema documental más robusto.
• Programas de vigilancia epidemiológica según exposición.
• Indicadores avanzados de desempeño.
• Auditoría interna formal y seguimiento riguroso de hallazgos.
• Entrenamientos continuos y especializados.
• Evaluación detallada de la eficacia de controles y medidas.
• Revisión ejecutiva anual con análisis financiero del SG-SST.

Cada grupo tiene un número diferente de estándares que debe cumplir, lo que debe reflejarse en la lista de verificación utilizada.

Cerrar el año con orden garantiza un buen inicio

Aplicar un checklist SG-SST al finalizar el año permite a tu empresa corregir fallas, anticiparse a nuevos riesgos y construir un sistema más estandarizado. Además, facilita el cumplimiento normativo y hace más eficiente el proceso de programación de exámenes médicos, capacitaciones y actividades preventivas.

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