¿Cómo preparar a tu empresa para la renovación anual del SGSST?
Cada año, miles de empresas en Colombia se enfrentan a un proceso clave para la sostenibilidad de su operación: la renovación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Lejos de ser un trámite administrativo, esta actualización representa una oportunidad para revisar qué tan efectiva ha sido la gestión del riesgo, detectar brechas, y garantizar el bienestar de los trabajadores bajo estándares actualizados.
En este artículo te explicamos de forma clara y práctica cómo prepararte para esta renovación, qué exige la normatividad y cómo el ciclo PHVA puede ayudarte a cumplir con los estándares mínimos establecidos por la normativa colombiana.
¿Qué es la renovación del SGSST y por qué es obligatoria?
El SGSST es un sistema obligatorio para todas las empresas, sin importar su tamaño o nivel de riesgo, cuyo objetivo es prevenir accidentes y enfermedades laborales mediante acciones planificadas, ejecutadas, verificadas y mejoradas continuamente.
La renovación anual del SGSST es la forma en que las organizaciones demuestran su cumplimiento sostenido ante la legislación colombiana, en especial bajo lo establecido por la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo. Esta norma define los estándares mínimos que deben cumplirse y exige una autoevaluación anual.
No renovar o actualizar el SGSST puede conllevar sanciones, investigaciones por parte de la autoridad laboral y, lo más importante, exposición de los trabajadores a riesgos prevenibles.
Paso a paso para preparar la renovación de tu SGSST
- Realiza una autoevaluación con base en los estándares mínimos
El primer paso es completar el checklist de la Resolución 0312 de 2019, que permite identificar el porcentaje de cumplimiento de los estándares mínimos, según el tamaño de la empresa y su nivel de riesgo.
Esta autoevaluación debe:
- Incluir las fases del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).
- Estar firmada por el responsable del SGSST.
- Incluir un plan de mejora con acciones correctivas claras.
Si no estás familiarizado con los ítems del checklist, puedes revisar el artículo sobre Autoevaluación SGSST: cómo aplicarla según el tamaño de tu empresa que detalla cada fase y su importancia estratégica.
- Evalúa los resultados del año anterior
Toda renovación debe comenzar por un análisis de resultados. Esto incluye:
- Indicadores de gestión en SST.
- Casos reportados de accidentes o enfermedades laborales.
- Cumplimiento de cronogramas de capacitación.
Ejecución del plan de trabajo anual. - Auditorías internas realizadas y hallazgos corregidos.
Estos elementos te permitirán conocer el punto de partida real de tu empresa para actualizar su SGSST de forma coherente con sus retos actuales.
- Actualiza la matriz de peligros y riesgos
Una de las acciones más importantes en el componente “PLANEAR” es la revisión anual de la matriz de peligros y valoración de riesgos. Cualquier cambio en los procesos, equipos o personal debe reflejarse en este documento.
Pregúntate:
- ¿Se han incorporado nuevas actividades o herramientas?
- ¿Hubo cambios en turnos, sedes o maquinaria?
- ¿Se ha identificado un aumento en incidentes relacionados con ciertos riesgos?
Este análisis permite reorientar las prioridades del plan anual de trabajo y focalizar las intervenciones.
- Define el nuevo plan anual de trabajo
Una vez detectadas las oportunidades de mejora, es momento de estructurar un nuevo plan anual de trabajo del SGSST, que incluya:
- Objetivos claros y medibles
- Actividades específicas
- Responsables asignados
- Recursos disponibles
- Cronograma
Este documento es uno de los soportes exigidos por el Ministerio en caso de inspección. Debe ser coherente con el resultado de la autoevaluación.
- Verifica el cumplimiento de requisitos documentales y legales
La renovación del SGSST exige también una revisión de los aspectos formales y legales del sistema. Asegúrate de:
- Tener actualizada la matriz legal en SST.
- Contar con la política de SST firmada y divulgada.
- Disponer de registros firmados de capacitaciones, evaluaciones médicas y entrega de EPP.
- Mantener actualizados los comités COPASST y de convivencia laboral, si aplican.
- Conservar evidencias de las actividades del plan anterior.
- Programa las evaluaciones médicas ocupacionales
Uno de los pilares de la fase “HACER” del ciclo PHVA son las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas, que permiten verificar el estado de salud de los trabajadores en relación con su exposición laboral.
Las empresas deben programar:
- Exámenes médicos periódicos
- Post incapacidad
- De egreso (si aplica)
- Pruebas específicas según riesgo (audiometría, espirometría, visión, etc.)
Este proceso debe realizarse con una IPS certificada en salud ocupacional, como lo indicamos en el artículo sobre Servicios médicos ocupacionales de calidad.
- Realiza auditorías internas al SGSST
Previo a la renovación, es recomendable ejecutar una auditoría interna o externa para revisar el cumplimiento de cada componente del SGSST.
Esta auditoría debe:
- Cubrir los cuatro momentos del ciclo PHVA.
- Incluir revisión documental y entrevistas.
- Generar hallazgos con acciones de mejora.
Ser comunicada a la alta dirección.
La auditoría no solo es un requisito del sistema, sino una herramienta para anticiparse a no conformidades que podrían generar sanciones.
- Presenta el informe de revisión por la alta dirección
Antes de cerrar el ciclo, la empresa debe reunir al equipo directivo y presentar un informe con:
- Resultados del SGSST del año anterior
- Cumplimiento de indicadores
- Avances en el plan de mejora
- Recomendaciones para el año siguiente
Esta revisión garantiza el compromiso de la gerencia y la asignación de recursos para que el SGSST funcione correctamente.
¿Cuál es la mejor época del año para renovar el SGSST?
Aunque la normatividad no fija una fecha única, se recomienda realizar este proceso entre enero y marzo, dado que:
- Permite iniciar el nuevo plan anual de trabajo desde el primer trimestre.
- Se alinean los presupuestos del SGSST con el año fiscal.
- Facilita la revisión de datos estadísticos del año anterior.
Además, los procesos de inspección y vigilancia por parte del Ministerio del Trabajo suelen intensificarse durante el segundo semestre.
Consejos para una renovación exitosa
- No dejes todo para último momento. La actualización del SGSST requiere tiempo y análisis.
- Involucra a todos los actores. Desde líderes de procesos hasta brigadistas deben participar.
- Capacita al responsable del sistema. El encargado debe tener conocimientos actualizados en normatividad y gestión del cambio.
- Busca aliados confiables. IPS especializadas como Labora Vital pueden acompañarte en los procesos médicos y facilitar el cumplimiento.
La renovación del SGSST no es solo una obligación normativa, sino una herramienta estratégica para cuidar la salud de los trabajadores, reducir la accidentalidad y mejorar la productividad. Prepararse adecuadamente implica revisar lo que se ha hecho, corregir lo que no funcionó y proyectar un año más seguro.
En Labora Vital IPS, acompañamos a las empresas con lo que mejor sabemos hacer: evaluaciones médicas ocupacionales confiables, soporte clínico y atención personalizada, todo bajo los más altos estándares de calidad.
